le blog entreprise-facile.com: Tag facturation

La numérotation des factures

facile — Sat, 21 Jan 2012 09:21:00 +0100

Une nouvelle fonctionnalité est disponible sur nos applications de gestion (bureau virtuel, gestion-de-chantier, ma-facturation et gestion-auto-entrepreneur).

Vous pouvez désormais choisir librement le format de votre numérotation de factures. Si la numérotation par défaut ne vous convient pas, composez votre propre séquence, en mixant à votre guise dates, lettres, index, etc. Pour cela rendez-vous dans vos factures, et dans le bloc de raccourcis de gauche choisissez Règles de numérotation.

Cette nouvelle fonctionnalité est disponible dès maintenant, pour l'essayer, connectez-vous sur votre application.

CGV : vos conditions de vente

facile — Wed, 06 Apr 2011 12:38:00 +0200

Une nouvelle fonctionnalité est disponible à partir d'aujourd'hui sur nos applications avec facturation : bureau virtuel, gestion-auto-entrepreneur et ma-facturation. Il s'agit de la gestion de vos CGV, ou conditions de vente.

Réglez vos conditions de vente

Les conditions de vente sont des documents, PDF de préférence, que vous associez à vos devis et factures. Pour les régler, rendez-vous dans Données de l'entreprise, puis choisissez Conditions de vente dans le bloc de raccourcis à gauche. Déposez alors sur le serveur votre fichier de CGV.

Notez que l'application vous permet de gérer plusieurs CGV différentes (par exemple une pour vos factures de produits, une pour vos factures de services, etc.), et que pour chaque type de CGV, vous pouvez gérer plusieurs versions, les anciennes resteront disponibles. Il n'est pas rare en effet que l'on fasse évoluer les conditions générales de vente, mais leur application ne peut pas être rétroactive, il est donc nécessaire de conserver toutes les versions.

Utilisez vos conditions de vente

Désormais, lorsque vous créez une nouvelle facture ou un nouveau devis, vous pouvez lui associer les conditions de vente correspondantes, en les choissant dans le menu.

Enregistrez, elles sont désormais attachées à ce document.

Envoyez vos conditions de vente par email

Le plus dur est fait. Maintenant lorsque vous envoyez un devis ou facture par email, les CGV seront envoyées en même temps en pièce-jointe à l'email.

Envoyez avec le Réseau Business, c'est encore mieux

Avec le Réseau Business, c'est encore mieux. En effet, les conditions générales sont bien sur affichées pour que votre client puisse les télécharger :

... mais surtout, lorsqu'il les télécharge une note est ajoutée à votre document, et elle est archivée. En cas de contestation, vous aurez ainsi la preuve que votre client a bien visualisé vos conditions de vente !

Cette nouvelle fonctionnalité est disponible dès maintenant, pour l'essayer, connectez-vous sur votre application.

Feuilles de temps : saisie, suivi et facturation

facile — Sat, 19 Mar 2011 08:34:00 +0100

A l'occasion de la mise en ligne ce jour d'améliorations ergonomiques sur les feuilles de temps, nous vous proposons une revue des différentes possibilités de ce module. Les feuilles de temps sont disponibles uniquement sur le bureau virtuel, et pas sur nos deux autres applications de gestion ma-facturation et gestion-auto-entrepreneur.

Saisir les feuilles de temps

Rendez-vous dans le module feuilles de temps : vous pouvez saisir vos feuilles de temps une par une,

...ou par 10 pour aller plus vite. Vous pouvez saisir les feuilles de temps en heures, ou en demi-journées.

Une possibilité très intéressante du bureau virtuel est la saisie directe depuis l'agenda. C'est très simple : saisissez tout simplement ce que vous faites chaque jour sur l'agenda, et... cela sera automatiquement transformé en feuille de temps: Cela réduit largement la "douleur" de la saisie !

Vous pouvez également entrer des feuilles de temps grâce aux APIs entreprise-facile. Vous pouvez ainsi concentrer sur votre application des feuilles de temps saisies à la main pour certains collaborateurs, et d'autres saisies automatiquement avec les API.

Suivre les feuilles de temps

Une fois que vos feuilles de temps sont saisies, plusieurs possibilités s'offrent à vous pour les suivre : Tout d'abord, l'Analyse des feuilles de temps, pour les classer par mois, par trimestre, par collaborateur, par projet, etc.

Ensuite, vous pouvez consulter les temps passés sur les affaires en cours. Vous obtenez ainsi une vue instantanée des temps, des avances, et retards.

Enfin, pour chaque projet ou affaire, le tableau de bord vous permet de suivre le total des temps passés, comme ci-après:

Si vous souhaitez aller plus loin et calculer une rentabilité prenant en compte le temps de travail, cliquez sur Régler les coûts horaires, vous pourrez alors indiquer pour chaque personne la façon dont vous voulez valoriser l'heure et la demi-journée.

Vous obtenez alors un tableau chiffré, puis un graphique reprenant le coût des temps passés.

Facturer les feuilles de temps

Vous pouvez également facturer simplement vos feuilles de temps. Pour cela, dans le module feuilles de temps, cliquez sur Facturer les temps passés. Vous accèderez alors à la liste des feuilles de temps que vous avez marquées facturables, et qui n'ont pas encore été facturées.

Choisissez les lignes à facturer, puis si vous souhaitez créer une nouvelle facture ou ajouter les lignes à la dernière facture.

En conclusion

Pour conclure, saisir les feuilles de temps est une opération pénible. Nous avons deux dispositifs pour faciliter leur saisie : d'une part la saisie directe sur l'agenda, comme nous l'avons vu plus haut, qui "masque" l'aspect rébarbatif des feuilles de temps. D'autre part, vous pouvez, dans les réglages des utilisateurs, préciser pour chaque personne si elle saisit les feuilles de temps et à quelle fréquence la relancer si elle... oublie.

Ces fonctionnalités sont disponibles sur votre bureau virtuel, connectez-vous sur votre compte pour commencer à suivre précisément la rentabilité de vos actions.

Facturation en ligne : facilitez votre TVA

facile — Mon, 17 Jan 2011 10:51:00 +0100

Deux nouvelles options sont disponibles à partir d'aujourd'hui sur nos applications avec facturation (bureau virtuel, ma-facturation).

Facilitez vos déclarations de TVA

Que vous fassiez vos déclarations de TVA vous-même ou que ce soit votre expert-comptable qui les fasse, c'est à vous de vous assurer d'avoir toutes les informations légales sur votre client. Si vous facturez à l'étranger, vous devez respecter des règles de facturation de TVA intracommunautaire. Pour vous faire gagner du temps, une vue affiche désormais, pour vos factures, le pays d'origine de chaque client, ainsi qu'un lien direct pour régler son numéro de TVA intracommunautaire si ce n'est pas déjà fait.

Avec cette vue, vous êtes donc assurés de disposer de toutes les informations nécessaires. Pour la découvrir, rendez-vous dans le Gestion / Bilan TVA, puis dans le bloc de lien sur la gauche, cliquez sur Voir les informations de TVA des factures.

Des commentaires supplémentaires

Lors de la création de factures, vous disposiez de plusieurs zones pour ajouter des commentaires: dans le titre ou dans le sous-titre de la facture, ou dans chaque ligne de facture. Désormais, vous disposez en plus d'une zone Commentaire Public, qui s'affichera dans un bloc de plusieurs lignes, en bas de la facture.

Ces fonctionnalités sont immédiatement disponibles, connectez-vous pour y avoir accès.

Factures AGESSA et MDA pour artistes, freelances et indépendants

facile — Thu, 25 Nov 2010 22:16:00 +0100

Si vous êtes dans la création, si vous êtes auteur, artiste, freelance, et que vous cotisez à la Maison des Artistes ou à l'AGESSA, utilisez nos applications avec facturation (bureau virtuel et ma-facturation) qui calculent automatiquement votre précompte et le 1% diffuseur.

Pour tester cette fonctionnalité, rendez-vous sur votre application, dans "Données de l'Entreprise", puis choisissez votre statut d'indépendant : Maison des Artistes ou AGESSA. Vous pourrez alors saisir vos numéros d'affilié et pseudonyme d'artiste si nécessaire.

Rendez-vous ensuite dans le module de facturation pour ajouter une nouvelle facture. Vous constaterez que des nouvelles lignes sont apparues automatiquement, contenant le calcul de l'assurance sociale, de la CSG, de la CRDS, et du total à verser par le diffuseur y compris les 1%. Les montants idoines sont automatiquement retirés de votre montant à payer.

Si vous revenez plus tard sur la facture pour y faire des modifications, les calculs seront bien entendu mis à jour avec vos nouvelles données.

A partir de la liste de vos factures vous pouvez vous rendre sur le récapitulatif des cotisations annuelles MDA ou AGESSA.

Un tableau reprend, pour chaque année, les montants que vous avez cotisés et qui ont été payés par les diffuseurs.

N'hésitez pas, dites-nous ce qui vous ferait gagner encore plus de temps !

Cette fonctionnalité est disponible sur le bureau virtuel et sur ma-facturation. Pour l'essayer, connectez-vous sur votre application.

La facturation : obligations, modalités et usages

facile — Tue, 16 Nov 2010 07:38:00 +0100

Facturer est indispensable pour faire entrer l’argent dans votre entreprise

Votre facture matérialise l’engagement de votre client à vous payer une prestation de services réalisée ou une vente de marchandises livrée.

Mais la facturation est réglementée ! Ainsi, vos factures doivent comporter des mentions obligatoires pour être valables et produire cet engagement à être réglé. Dès votre première commande vous devez donc respecter des règles de facturation et d’information au client pour que votre document commercial soit valide.

L’obligation de facturation

Pour les ventes entre professionnels, l’obligation de délivrer une facture est totale.

Toute vente de produits ou toute prestation de services réalisée par un professionnel, quelque soit son activité - industrielle, commerce ou prestations de services -, à d’autres professionnels, doit faire l’objet d’une facturation.

Pour les ventes de biens ou marchandises à un particulier, la facture est obligatoire :

Pour les ventes à distance ;
Pour les ventes intracommunautaires exonérées de TVA.
Pour le client en faisant la demande (c'est recommandé de toute façon)
Dans les autres cas, le vendeur remet généralement un ticket de caisse à l'acheteur.

Pour les ventes de prestations de service réalisées auprès des particuliers, l’obligation commerciale de facturation n’est pas imposée, mais fortement recommandée au travers d’une note. En effet, toute prestation de service effectuée pour un particulier doit faire l’objet d’une note lorsque le prix est égal ou supérieur à 15,24 € TTC. La note est établie en double exemplaire, l’une pour le client, l’autre pour vous. En dessous de 15,24 €, la note n’est pas obligatoire, sauf si le consommateur vous la demande.

Certains prestataires comme les garagistes, restaurants, hôtels, travaux immobiliers, auto-école, doivent en outre respecter des règles plus spécifiques.

Nous recommandons de facturer en toute circonstance pour vous protéger et enclencher une obligation de reconnaissance de vente.

Les mentions obligatoires de la facture

Une facture doit obligatoirement comporter :  

Le nom complet ou la raison sociale et l'adresse du vendeur. La dénomination sociale doit être précédée ou suivie de la forme juridique de la société : SARL SA, SNC, SAS ; Par ailleurs, le montant du capital social de l’entreprise doit être indiqué
Le RCS et numéro de SIREN : numéro unique, propre à l’entreprise, attribué lors de son inscription au répertoire SIREN tenu par l’INSEE ; la mention RCS doit être suivie du nom de la ville du greffe ayant immatriculé la société.
Les coordonnées de facturation de l’acheteur
Le numéro de TVA intracommunautaire de l’acheteur : Il se compose de la façon suivante : FR (pour France) + deux chiffres (clé informatique) + numéro SIREN de l’entreprise.
La date de facturation
Un numéro de facture : ce numéro doit être unique, basé sur une séquence chronologique et continue. Toute altération de la numérotation de votre série et préjudiciable en cas de contrôle des autorités. Ne rajoutez donc jamais de facture dans le passé et n’en supprimez pas non plus. Facturez à date ou réaliser un avoir si nécessaire.
La désignation des produits ou services vendus
Les quantités vendues.  
Le prix unitaire hors taxes
Les réductions appliquées : remises, escomptes ou rabais
La TVA : taux et montant
La date et conditions de règlement : échéancier des paiements, mode de paiement
Les frais de transport

Les manquements aux obligations prévues en matière de facturation sont constitutifs de délit puni d'une amende de 75 000 euros pour la personne physique et de 375 000 euros pour la personne morale.

La conservation des factures

Les factures doivent être conservées, stockées dans un lieu facilement accessible. L'administration peut en principe opérer un contrôle durant trois ans. Le code de commerce prévoit que les documents commerciaux telles que les factures, doivent être conservés pendant dix ans.

En effet, le délai de prescription des obligations entre commerçants étant de 10 ans, il est donc recommandé de conserver les factures à titre de preuves pendant toute cette durée.

Quand adresser une facture ?

La facture doit être transmise immédiatement au client dès la livraison des biens ou dès la fin de l’exécution de la prestation de services. Le vendeur déclenche ainsi son droit au paiement.

La date de la facture a toute son importance puisse que c’est à partir du jour de l’édition de votre facture que court l’échéance pour son règlement. Facturer immédiatement vous fait donc gagner des jours de règlement, et plus vous tardez à adresser votre facture, plus votre trésorerie est affectée.

Exemple : si vous facturez avec une échéance de paiement à "Trente jours fin du mois le dix", cela signifie que le règlement de principe, par votre client, s'effectue le 10 du mois suivant "la fin du mois en cours + 30 jours".

Pour une vente réalisée le 8 Novembre 2010, si la facture est datée du jour même, la date de règlement sera le 10 janvier 2011. Plus vous décalez la date d’émission de la facture, par conséquent, plus le paiement sera décalé dans le temps.

Comment adresser une facture ?

Aujourd’hui, vous pouvez adresser vos factures par voie postale, par fax ou par voie électronique.

Si votre client accepte le principe, vous pouvez lui adresser ses factures par voie électronique. La facture est envoyée au client grâce à un message électronique dont la structure offre une lecture facile sur tout ordinateur et propose une version téléchargeable dans un format universel.

Et maintenant ?

Pour facturer, utilisez nos applications en ligne de gestion : le bureau virtuel, ma-facturation ou gestion-auto-entrepreneur.com

Pour transmettre vos factures à vos clients, et vous les faire régler en ligne, utilisez le Réseau Business, complément gratuit à ces applications

Pour vous faire accompagner dans votre développement, faites appel à mon-accompagnement.

Nouveau : saisissez vos devis-factures en TTC

facile — Sun, 24 Oct 2010 18:31:00 +0200

Une nouvelle fonctionnalité est disponible à partir d'aujourd'hui sur nos applications de facturation avec tva : le bureau virtuel, ma-facturation.

Elle vous permet de saisir directement vos montants en TTC plutôt qu'en HT, dans votre catalogue produits et dans vos devis et factures.

Pour commencer, rendez-vous dans votre catalogue produits. En éditant une fiche produit vous constaterez que le montant que vous saisissez peut désormais être saisi en HT ou TTC.

D'autre part, dans vos devis et factures, dans le bloc de réglages, vous pouvez désormais cocher la case "Saisir les prix en TTC". Une fois cette case cochée, vous saisirez les montants de chaque ligne en TTC, et ils seront convertis en HT.

Cette fonctionnalité est disponible immédiatement, connectez-vous sur votre compte pour l'essayer !

"C'était mieux après", la saison 2 sur entreprise-facile.tv !

facile — Mon, 26 Apr 2010 10:57:00 +0200

Du nouveau sur entreprise-facile.tv !

Un an après la saison 1, voici la saison 2 en 20 épisodes de notre série web "C'était mieux après".

Retrouvez la société de transport Diry, et les turpitudes de sa petite équipe.

Inspiration ragtime pour le premier épisode : J'envoie une facture par email.

Sous la vidéo, un nouveau bouton : le nouveau bouton "like" présenté la semaine dernière par facebook. Essayez-le.

Nouveau : vos factures à établir

facile — Fri, 29 Jan 2010 17:40:00 +0100

Voici du nouveau pour toutes vos applications avec facturation (ma-facturation, gestion-auto-entrepreneur, le bureau virtuel).

La gestion des factures peut parfois être délicate au sens où il existe des contraintes sur la numérotation et sur la datation. On doit respecter des règles qui font notamment qu'il est impossible d'insérer une facture entre deux factures existantes.

Pour cette raison, pour faciliter votre organisation, nous avons mis en place un système de factures à établir.

Le fonctionnement en est très simple : à tout moment, vous pouvez ajouter une facture à réaliser dans le futur. Vous précisez le client, et les éléments facturés, ou pas. Vous choisissez une date d'échéance.

Lorsque cette date d'échéance arrive, la facture à établir vous est signalée, et vous pouvez la transformer en vraie facture. A ce moment, sa référence est générée, et la date est modifiée si besoin pour respecter les règles de facturation.

Si un changement survient avant la date d'échéance, ou après cette date, vous pouvez tout simplement effacer cette facture à établir.

C'est en quelque sorte une facture brouillon sur laquelle vous n'avez aucune contrainte de date et de référence.

Pour essayer cette nouvelle fonctionnalité, connectez-vous sur votre compte, et depuis la liste de factures, dans le bloc de raccourcis en haut à gauche, cliquez sur "Nouvelle facture à établir".

Nouveauté sur les certificats fiscaux pour les services à la personnes

facile — Mon, 25 Jan 2010 11:42:00 +0100

Une nouveauté est en ligne sur les applications avec facturation : ma-facturation, gestion-auto-entrepreneur et entreprise-facile.com.

Sur les certificats fiscaux que vous établissez client par client, il est désormais possible de faire figurer en face de chaque ligne la catégorie du produit concerné.

Pour quoi faire ? Certaines activités en service à la personne sont soumises à des plafonds. Ces plafonds sont importants pour les clients finaux, car ils conditionnent l'obtention de la réduction d'impot. Par exemple :

Prestations de petit bricolage « hommes toutes mains » : 500 euros de plafond annuel par foyer fiscal
Assistance informatique et internet à domicile : 1.000 euros de plafond annuel par foyer fiscal
Petits travaux de jardinage : 3.000 euros de plafond annuel par foyer fiscal

Vous êtes dans ce cas, voici comment procéder : ajoutez à votre catalogue produit les catégories concernées, et facturez normalement.

Lorsque vous éditerez vos certificats, en face de "catégories des produits : ne pas imprimer", cliquez sur "Changer". Vos impressions contiendront la catégorie des produits.

Pour essayer cette nouvelle fonctionnalité, connectez-vous sur votre compte