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La facturation : obligations, modalités et usages

facile — Tue, 16 Nov 2010 07:38:00 +0100

Facturer est indispensable pour faire entrer l’argent dans votre entreprise

Votre facture matérialise l’engagement de votre client à vous payer une prestation de services réalisée ou une vente de marchandises livrée.

Mais la facturation est réglementée ! Ainsi, vos factures doivent comporter des mentions obligatoires pour être valables et produire cet engagement à être réglé. Dès votre première commande vous devez donc respecter des règles de facturation et d’information au client pour que votre document commercial soit valide.

L’obligation de facturation

Pour les ventes entre professionnels, l’obligation de délivrer une facture est totale.

Toute vente de produits ou toute prestation de services réalisée par un professionnel, quelque soit son activité - industrielle, commerce ou prestations de services -, à d’autres professionnels, doit faire l’objet d’une facturation.

Pour les ventes de biens ou marchandises à un particulier, la facture est obligatoire :

Pour les ventes à distance ;
Pour les ventes intracommunautaires exonérées de TVA.
Pour le client en faisant la demande (c'est recommandé de toute façon)
Dans les autres cas, le vendeur remet généralement un ticket de caisse à l'acheteur.

Pour les ventes de prestations de service réalisées auprès des particuliers, l’obligation commerciale de facturation n’est pas imposée, mais fortement recommandée au travers d’une note. En effet, toute prestation de service effectuée pour un particulier doit faire l’objet d’une note lorsque le prix est égal ou supérieur à 15,24 € TTC. La note est établie en double exemplaire, l’une pour le client, l’autre pour vous. En dessous de 15,24 €, la note n’est pas obligatoire, sauf si le consommateur vous la demande.

Certains prestataires comme les garagistes, restaurants, hôtels, travaux immobiliers, auto-école, doivent en outre respecter des règles plus spécifiques.

Nous recommandons de facturer en toute circonstance pour vous protéger et enclencher une obligation de reconnaissance de vente.

Les mentions obligatoires de la facture

Une facture doit obligatoirement comporter :  

Le nom complet ou la raison sociale et l'adresse du vendeur. La dénomination sociale doit être précédée ou suivie de la forme juridique de la société : SARL SA, SNC, SAS ; Par ailleurs, le montant du capital social de l’entreprise doit être indiqué
Le RCS et numéro de SIREN : numéro unique, propre à l’entreprise, attribué lors de son inscription au répertoire SIREN tenu par l’INSEE ; la mention RCS doit être suivie du nom de la ville du greffe ayant immatriculé la société.
Les coordonnées de facturation de l’acheteur
Le numéro de TVA intracommunautaire de l’acheteur : Il se compose de la façon suivante : FR (pour France) + deux chiffres (clé informatique) + numéro SIREN de l’entreprise.
La date de facturation
Un numéro de facture : ce numéro doit être unique, basé sur une séquence chronologique et continue. Toute altération de la numérotation de votre série et préjudiciable en cas de contrôle des autorités. Ne rajoutez donc jamais de facture dans le passé et n’en supprimez pas non plus. Facturez à date ou réaliser un avoir si nécessaire.
La désignation des produits ou services vendus
Les quantités vendues.  
Le prix unitaire hors taxes
Les réductions appliquées : remises, escomptes ou rabais
La TVA : taux et montant
La date et conditions de règlement : échéancier des paiements, mode de paiement
Les frais de transport

Les manquements aux obligations prévues en matière de facturation sont constitutifs de délit puni d'une amende de 75 000 euros pour la personne physique et de 375 000 euros pour la personne morale.

La conservation des factures

Les factures doivent être conservées, stockées dans un lieu facilement accessible. L'administration peut en principe opérer un contrôle durant trois ans. Le code de commerce prévoit que les documents commerciaux telles que les factures, doivent être conservés pendant dix ans.

En effet, le délai de prescription des obligations entre commerçants étant de 10 ans, il est donc recommandé de conserver les factures à titre de preuves pendant toute cette durée.

Quand adresser une facture ?

La facture doit être transmise immédiatement au client dès la livraison des biens ou dès la fin de l’exécution de la prestation de services. Le vendeur déclenche ainsi son droit au paiement.

La date de la facture a toute son importance puisse que c’est à partir du jour de l’édition de votre facture que court l’échéance pour son règlement. Facturer immédiatement vous fait donc gagner des jours de règlement, et plus vous tardez à adresser votre facture, plus votre trésorerie est affectée.

Exemple : si vous facturez avec une échéance de paiement à "Trente jours fin du mois le dix", cela signifie que le règlement de principe, par votre client, s'effectue le 10 du mois suivant "la fin du mois en cours + 30 jours".

Pour une vente réalisée le 8 Novembre 2010, si la facture est datée du jour même, la date de règlement sera le 10 janvier 2011. Plus vous décalez la date d’émission de la facture, par conséquent, plus le paiement sera décalé dans le temps.

Comment adresser une facture ?

Aujourd’hui, vous pouvez adresser vos factures par voie postale, par fax ou par voie électronique.

Si votre client accepte le principe, vous pouvez lui adresser ses factures par voie électronique. La facture est envoyée au client grâce à un message électronique dont la structure offre une lecture facile sur tout ordinateur et propose une version téléchargeable dans un format universel.

Et maintenant ?

Pour facturer, utilisez nos applications en ligne de gestion : le bureau virtuel, ma-facturation ou gestion-auto-entrepreneur.com

Pour transmettre vos factures à vos clients, et vous les faire régler en ligne, utilisez le Réseau Business, complément gratuit à ces applications

Pour vous faire accompagner dans votre développement, faites appel à mon-accompagnement.

Accepter les paiements en ligne pour vos factures

facile — Wed, 10 Nov 2010 15:57:00 +0100

Vous émettez des factures avec l'une de nos trois applications de gestion ? Depuis hier vos clients peuvent vous régler en ligne, voici comment:

Le Réseau Business, module gratuit de votre application de gestion, permet de recevoir et traiter automatiquement les paiements des clients par carte bancaire, mais aussi sous conditions par virement et par chèque. Pour cela, vous devez disposer un compte PayPal.

Configurer le module Paiement

Pour accepter les paiements, rendez-vous dans votre Réseau Business et choisissez Réglage des Paiements dans le bloc de gauche. Vous devrez confirmer que vous acceptez les paiements en ligne, saisir votre identifiant PayPal, et indiquer éventuellement un montant maximum de paiement que vous acceptez. Remarque: nous n'avons pas, et ne stockons pas votre mot de passe PayPal.

Une fois validé, un bouton Payer apparait pour le client sur toute facture impayée !

Et pour votre client ?

Votre client, lorsqu'il se connecte sur son Espace Privé, peut cliquer sur le bouton Payer en ligne qui est en face de chaque facture. Il choisit le montant qu'il souhaite régler, il est ensuite dirigé vers PayPal pour la confirmation de son paiement.

Il peut régler par carte bancaire directement, ou à l'aide de son compte PayPal. Ainsi au final votre client peut payer par carte bancaire, et en fonction de son compte PayPal, par virement, voire même par chèque.

Une fois le paiement reçu

Vous êtes prévenu par email que votre paiement est arrivé. Automatiquement, sur votre application de gestion, le paiement est pris en compte et vos données sont mises à jour. Vous n'avez rien à faire.

Combien cela coûte ?

Nous ne prenons aucun frais. Le coût de la transaction est celui de PayPal, nous vous invitons à vous renseigner sur votre cas personnel. Imaginons que vos frais soient de 3%. Sur un règlement de 100 euros, cela représente 3 euros, c'est bien plus rentable de recevoir des paiements en ligne que de recevoir un chèque, de l'encaisser, de le marquer réglé, etc. Pour des montants plus importants, c'est à vous de voir !

Cette fonctionnalité du Réseau Business est disponible, connectez vous sur votre application de gestion pour l'essayer, ou ici pour en savoir plus sur le Réseau Business.

Une fois sur votre application de gestion, activez votre réseau business en choisissant Réseau Business dans le menu Configuration.

Réaliser des factures avec précompte Maison des Artistes et AGESSA

facile — Fri, 03 Sep 2010 16:24:00 +0200

Si vous êtes dans la création, si vous êtes auteur, artiste, freelance, et que vous cotisez à la Maison des Artistes ou à l'AGESSA, nous avons de bonnes nouvelles pour vous aujourd'hui !

Nos applications avec facturation (bureau virtuel et ma-facturation) calculent désormais automatiquement votre précompte et le 1% diffuseur.

Pour tester cette nouvelle fonctionnalité, rendez-vous sur votre application, dans "Données de l'Entreprise", puis choisissez votre statut d'indépendant : Maison des Artistes ou AGESSA. Vous pourrez alors saisir vos numéros d'affilié et pseudonyme d'artiste si nécessaire.

Rendez-vous ensuite dans le module de facturation pour ajouter une nouvelle facture. Vous constaterez que des nouvelles lignes sont apparues automatiquement, contenant le calcul de l'assurance sociale, de la CSG, de la CRDS, et du total à verser par le diffuseur y compris les 1%. Les montants idoines sont automatiquement retirés de votre montant à payer.

Si vous revenez plus tard sur la facture pour y faire des modifications, les calculs seront bien entendu mis à jour avec vos nouvelles données.

A partir de la liste de vos factures vous pouvez vous rendre sur le récapitulatif des cotisations annuelles MDA ou AGESSA.

Un tableau reprend, pour chaque année, les montants que vous avez cotisés et qui ont été payés par les diffuseurs.

N'hésitez pas, dites-nous ce qui vous ferait gagner encore plus de temps !

Cette nouvelle fonctionnalité est disponible dès maintenant sur le bureau virtuel et sur ma-facturation. Pour l'essayer, connectez-vous sur votre application.

Nouveauté : des remises plus précises sur vos devis et factures

facile — Tue, 15 Jun 2010 18:39:00 +0200

Désormais, sur toutes nos applications avec facturation, vous bénéficiez de plus de précision pour vos remises.

Lors de l'édition d'un devis ou d'une facture, cliquez sur la case "Gérer les remises par ligne".

Alors, lorsque vous saisirez de nouvelles lignes de devis ou facture, vous pourrez préciser pour chaque ligne si il y a une remise, en % ou en monnaie.

Cette nouveauté est immédiatement disponible, connectez-vous sur votre application pour l'essayer !

Vos factures et avoir partiels

facile — Sun, 23 May 2010 10:14:00 +0200

Désormais, vous gagnez du temps en réalisant factures partielles et avoirs dans vos applications avec facturation : ma-facturation, gestion-auto-entrepreneur, et le bureau virtuel.

Lorsque vous choisissiez de faire une facture à partir d'un devis vous pouviez choisir le pourcentage du devis à facturer. Désormais, vous pouvez choisir, ligne par ligne, les quantités que vous souhaitez facturer.

Pour faire un avoir il est désormais possible de choisir également ligne par ligne les produits que vous souhaitez faire figurer dans l'avoir.

Pour essayer ces nouvelles fonctionnalités, connectez-vous sur votre bureau virtuel !

Nouveau : vos factures à établir

facile — Fri, 29 Jan 2010 17:40:00 +0100

Voici du nouveau pour toutes vos applications avec facturation (ma-facturation, gestion-auto-entrepreneur, le bureau virtuel).

La gestion des factures peut parfois être délicate au sens où il existe des contraintes sur la numérotation et sur la datation. On doit respecter des règles qui font notamment qu'il est impossible d'insérer une facture entre deux factures existantes.

Pour cette raison, pour faciliter votre organisation, nous avons mis en place un système de factures à établir.

Le fonctionnement en est très simple : à tout moment, vous pouvez ajouter une facture à réaliser dans le futur. Vous précisez le client, et les éléments facturés, ou pas. Vous choisissez une date d'échéance.

Lorsque cette date d'échéance arrive, la facture à établir vous est signalée, et vous pouvez la transformer en vraie facture. A ce moment, sa référence est générée, et la date est modifiée si besoin pour respecter les règles de facturation.

Si un changement survient avant la date d'échéance, ou après cette date, vous pouvez tout simplement effacer cette facture à établir.

C'est en quelque sorte une facture brouillon sur laquelle vous n'avez aucune contrainte de date et de référence.

Pour essayer cette nouvelle fonctionnalité, connectez-vous sur votre compte, et depuis la liste de factures, dans le bloc de raccourcis en haut à gauche, cliquez sur "Nouvelle facture à établir".