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Feuilles de temps : saisie, suivi et facturation

facile — Sat, 19 Mar 2011 08:34:00 +0100

A l'occasion de la mise en ligne ce jour d'améliorations ergonomiques sur les feuilles de temps, nous vous proposons une revue des différentes possibilités de ce module. Les feuilles de temps sont disponibles uniquement sur le bureau virtuel, et pas sur nos deux autres applications de gestion ma-facturation et gestion-auto-entrepreneur.

Saisir les feuilles de temps

Rendez-vous dans le module feuilles de temps : vous pouvez saisir vos feuilles de temps une par une,

...ou par 10 pour aller plus vite. Vous pouvez saisir les feuilles de temps en heures, ou en demi-journées.

Une possibilité très intéressante du bureau virtuel est la saisie directe depuis l'agenda. C'est très simple : saisissez tout simplement ce que vous faites chaque jour sur l'agenda, et... cela sera automatiquement transformé en feuille de temps: Cela réduit largement la "douleur" de la saisie !

Vous pouvez également entrer des feuilles de temps grâce aux APIs entreprise-facile. Vous pouvez ainsi concentrer sur votre application des feuilles de temps saisies à la main pour certains collaborateurs, et d'autres saisies automatiquement avec les API.

Suivre les feuilles de temps

Une fois que vos feuilles de temps sont saisies, plusieurs possibilités s'offrent à vous pour les suivre : Tout d'abord, l'Analyse des feuilles de temps, pour les classer par mois, par trimestre, par collaborateur, par projet, etc.

Ensuite, vous pouvez consulter les temps passés sur les affaires en cours. Vous obtenez ainsi une vue instantanée des temps, des avances, et retards.

Enfin, pour chaque projet ou affaire, le tableau de bord vous permet de suivre le total des temps passés, comme ci-après:

Si vous souhaitez aller plus loin et calculer une rentabilité prenant en compte le temps de travail, cliquez sur Régler les coûts horaires, vous pourrez alors indiquer pour chaque personne la façon dont vous voulez valoriser l'heure et la demi-journée.

Vous obtenez alors un tableau chiffré, puis un graphique reprenant le coût des temps passés.

Facturer les feuilles de temps

Vous pouvez également facturer simplement vos feuilles de temps. Pour cela, dans le module feuilles de temps, cliquez sur Facturer les temps passés. Vous accèderez alors à la liste des feuilles de temps que vous avez marquées facturables, et qui n'ont pas encore été facturées.

Choisissez les lignes à facturer, puis si vous souhaitez créer une nouvelle facture ou ajouter les lignes à la dernière facture.

En conclusion

Pour conclure, saisir les feuilles de temps est une opération pénible. Nous avons deux dispositifs pour faciliter leur saisie : d'une part la saisie directe sur l'agenda, comme nous l'avons vu plus haut, qui "masque" l'aspect rébarbatif des feuilles de temps. D'autre part, vous pouvez, dans les réglages des utilisateurs, préciser pour chaque personne si elle saisit les feuilles de temps et à quelle fréquence la relancer si elle... oublie.

Ces fonctionnalités sont disponibles sur votre bureau virtuel, connectez-vous sur votre compte pour commencer à suivre précisément la rentabilité de vos actions.

Nouveau : une meilleure visibilité du temps passé sur vos affaires en cours

facile — Thu, 29 Jul 2010 09:28:00 +0200

Un nouveau format de reporting est disponible immédiatement sur votre bureau virtuel. Si vous gérez des affaires avec un budget de temps et de facturation prédéfinis, vous pouvez maintenant obtenir à tout instant une vue globale de votre avancement.

Ce rapport présente les temps prévus et passés, avec le décalage, et la facturation prévue et faite avec le décalage. Cela vous permet de savoir si vous êtes en avance ou en retard, et ce qu'il vous reste à réaliser et à facturer.

Ce rapport est disponible dans les Affaires / Analyse des temps.

Cette nouvelle fonctionnalité est disponible dès maintenant sur le bureau virtuel, pour l'essayer, connectez-vous sur votre application.

Nouveau : vos coûts horaires

facile — Sat, 03 Jul 2010 15:46:00 +0200

Une nouvelle fonctionnalité est disponible immédiatement sur votre bureau virtuel : vous pouvez désormais indiquer, pour chaque membre de votre application, son cout par heure ou par demi-journée. Vous calculez ce cout en fonction de votre cout de revient pour la personne, qu'elle soit employée ou qu'elle vous facture ses prestations.

Ces données serviront à calculer la rentabilité de vos projets et affaires en fonction de temps passé, nous en dirons plus dans un prochain post.

Cette nouvelle fonctionnalité est disponible dès maintenant, pour l'essayer, connectez-vous sur votre application et rendez-vous dans Feuilles de temps, puis Editer les coûts horaires.

Nouveau : moins de temps pour vos feuilles de temps

facile2 — Sat, 26 Jun 2010 15:14:00 +0200

Voici une nouveauté qui va ravir ceux qui saisissent leurs feuilles de temps sur leur bureau virtuel.

Désormais, un lien "Ajout rapide" est disponible dans la rubrique "Feuilles de temps". Ce lien permet de saisir plus rapidement les temps passés dans la journée. Pour une seule journée, vous pouvez saisir jusqu'à 8 lignes en une seule fois.

Ces lignes sont automatiquement ajoutées à la feuille de temps du mois. Cette nouvelle fonctionnalité est tellement pratique que nous l'avons ajoutée par défaut : lorsque vous choisissez "ajouter une feuille de temps" dans la barre de raccourcis située au bas de l'écran, vous êtes dirigés vers cette page de saisie rapide.

Comme d'habitude, votre feedback est bienvenu !

Cette nouveauté est immédiatement disponible sur le bureau virtuel, connectez-vous pour l'essayer !

N'oubliez plus vos feuilles de temps

facile — Mon, 02 Nov 2009 19:26:00 +0100

Si vous ou vos collaborateurs remplissez vos feuilles de temps,vous pouvez désormais être certains de ne plus les oublier : rendez-vous dans les utilisateurs, et précisez pour chacun à quelle fréquence ils doivent être relancés.

Cette nouvelle fonction est disponible uniquement sur le bureau virtuel.

Facturez vos temps et frais en quelques clics sur le bureau virtuel

facile — Sat, 15 Aug 2009 18:13:00 +0200

Préparons ensemble une rentrée plus efficace : plus de temps passé sur le travail productif et moins sur l'administratif ! Nous venons de mettre en ligne sur le bureau virtuel deux nouvelles fonctions qui vont tout à fait dans ce sens : la refacturation rapide des notes de frais et des feuilles de temps.

Vous faites des frais pour le compte d'un client ? Marquez-les "a refacturer". Vous pourrez ensuite les facturer en deux minutes : choisissez les frais à refacturer, votre éventuel taux de marge, et la facture est créée.

Vous passez du temps sur des projets facturés à l'heure ou à la journée ? De la même façon, marquez-les "a facturer", ensuite vous les choisirez et préciserez le taux de facturation par heure ou par jour. La facture sera prête en deux minutes.

Ces deux accélérateurs sont en stade "beta", n'hésitez pas à nous faire part de vos idées d'amélioration !